Cómo emitir una factura CFDI 4.0 paso a paso

Emitir una factura CFDI 4.0 paso a paso requiere contar con tu RFC, Firma Electrónica (e.firma) o Certificados de Sello Digital (CSD) vigentes y los datos fiscales actualizados de tu receptor. El proceso consiste en ingresar al portal del SAT o a un sistema de facturación autorizado, completar los campos obligatorios del estándar 4.0 y proceder al timbrado del documento para darle validez legal.

Requisitos previos para facturar en 2024

Antes de generar cualquier comprobante, es indispensable cumplir con ciertos requisitos técnicos y administrativos que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) exige para la versión 4.0 del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).

• RFC y Contraseña: Necesarios para acceder al portal oficial.
• Certificado de Sello Digital (CSD): Aunque para personas físicas es posible usar la e.firma en el portal del SAT, para usar sistemas externos de facturación es obligatorio tramitar los CSD.
• Cédula de Datos Fiscales: Debes conocer el nombre o razón social exacto (sin el régimen societario como S.A. de C.V.), el código postal del domicilio fiscal y el régimen fiscal de tu cliente, tal como aparecen en su Constancia de Situación Fiscal.
• Objeto de Impuesto: Identificar si la operación causa IVA, IEPS o si es exenta.

Paso 1: Configuración de los datos del emisor

Al iniciar sesión en el servicio de facturación de tu preferencia, el primer paso es verificar que tu información como emisor sea correcta. En el estándar 4.0, el nombre del emisor debe escribirse en mayúsculas y coincidir exactamente con el registro del SAT.

Asegúrate de seleccionar correctamente tu Régimen Fiscal (por ejemplo, Régimen Simplificado de Confianza o Personas Físicas con Actividades Empresariales y Profesionales) y el Código Postal de tu sucursal o domicilio fiscal principal.

Paso 2: Registro del cliente (Receptor)

Este es el punto donde ocurren la mayoría de los errores de timbrado. Para que una factura sea válida en el esquema 4.0, el sistema validará los siguientes campos contra la base de datos del SAT:

1. RFC: Debe estar activo.
2. Nombre o Razón Social: Debe ir en mayúsculas y omitir el régimen capital (ejemplo: escribir "ABARROTES MÉXICO" en lugar de "ABARROTES MÉXICO S.A. DE C.V.").
3. Código Postal: Debe ser el del domicilio fiscal del receptor.
4. Régimen Fiscal: Debe ser el que el cliente tiene registrado.
5. Uso del CFDI: Se debe seleccionar el fin que el cliente le dará a la factura (ejemplo: "G03 - Gastos en general" o "P01 - Por definir" ya no es válido, se debe usar una clave específica).

Paso 3: Detalle de conceptos, productos y servicios

Cada concepto que integres en la factura debe estar clasificado según el catálogo de productos y servicios del SAT.

• Clave de Producto/Servicio: Busca la clave de 8 dígitos que mejor describa lo que vendes. Si no la conoces, puedes usar la herramienta de búsqueda del SAT.
• Unidad de Medida: Claves comunes incluyen "H87" para pieza o "E48" para unidad de servicio.
• Cantidad y Valor Unitario: El sistema calculará el importe subtotal automáticamente.
• Objeto de Impuesto: Debes indicar si el concepto es "02 - Sí objeto de impuesto" (aplica para la mayoría de las ventas que causan IVA).

Paso 4: Impuestos y retenciones

Una vez definidos los conceptos, se deben configurar los impuestos. En México, lo más común es el IVA al 16%. Sin embargo, dependiendo de tu régimen y del tipo de cliente, podrías necesitar incluir:

• Retenciones de ISR o IVA: Comunes cuando una persona física presta servicios a una persona moral.
• IEPS: Para ciertos productos específicos como bebidas azucaradas o alimentos de alta densidad calórica.

Paso 5: Método y forma de pago

Es fundamental diferenciar entre estos dos conceptos para evitar problemas con la autoridad fiscal:

• Método de Pago:
  • PUE (Pago en una sola exhibición): Se usa si la factura se paga al momento o dentro del mismo mes calendario.
  • PPD (Pago en parcialidades o diferido): Se usa si la factura se pagará después o en abonos. Esto obligará a emitir un Complemento de Recepción de Pagos posteriormente.
• Forma de Pago: Indica cómo recibiste el dinero (Efectivo, Transferencia electrónica, Tarjeta de crédito, etc.). Si elegiste PPD, la forma de pago obligatoria es "99 - Por definir".

Paso 6: Sellado y timbrado del CFDI 4.0

Una vez revisada toda la información, procede a la firma del documento. Si usas el portal del SAT, emplearás tu e.firma. Si usas un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), el sistema utilizará tus CSD para generar el archivo XML y el PDF.

El XML es el único archivo con validez legal ante el SAT; el PDF es solo una representación visual para facilitar la lectura humana.

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