Cómo funciona la cancelación de una factura CFDI

La cancelación de una factura CFDI es el proceso administrativo y fiscal mediante el cual un contribuyente deja sin efectos un comprobante emitido previamente ante el SAT. Bajo el esquema actual del CFDI 4.0, para cancelar una factura es obligatorio indicar el motivo de la cancelación y, en ciertos casos, contar con la aceptación del receptor a través del Buzón Tributario.

Motivos de cancelación en el CFDI 4.0

A partir de la actualización a la versión 4.0 del Comprobante Fiscal Digital por Internet, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) implementó cuatro claves obligatorias para clasificar por qué se está anulando un documento:

1. 01 Comprobante emitido con errores con relación: Se utiliza cuando la factura generada tiene un error en datos (como el RFC, nombre o concepto) y se requiere sustituirla. Primero se emite la factura correcta y luego se cancela la errónea vinculando el folio fiscal (UUID) de la nueva.
2. 02 Comprobante emitido con errores sin relación: Se selecciona cuando hay un error en la factura, pero no se requiere una sustitución inmediata o no se desea vincular con otro folio al momento del movimiento.
3. 03 No se llevó a cabo la operación: Se aplica cuando la venta o el servicio simplemente no se concretó, por lo que no habrá una nueva factura.
4. 04 Operación nominativa relacionada en la factura global: Se usa principalmente en las facturas globales de ventas al público en general, cuando un cliente solicita su factura individual después de que la venta ya había sido incluida en el comprobante global.

El proceso de aceptación por parte del receptor

No todas las facturas se cancelan de forma automática. Dependiendo del monto y el tiempo transcurrido, existen dos flujos principales:

Cancelación sin aceptación

Existen excepciones donde el emisor puede cancelar el CFDI de manera directa sin que el cliente tenga que autorizarlo. Algunos casos incluyen:

• Facturas que amparen ingresos por montos de hasta $1,000 MXN.
• Conceptos de nómina, egresos (notas de crédito) o traslados.
• Facturas emitidas a través de la herramienta "Mis Cuentas".
• Retenciones e información de pagos.
• Operaciones realizadas con el público en general (RFC genérico).
• Cancelaciones realizadas dentro del día hábil siguiente a su expedición.

Cancelación con aceptación

Si el comprobante no entra en las excepciones anteriores, el emisor debe enviar una solicitud de cancelación. El receptor recibirá un mensaje en su Buzón Tributario informándole que existe una solicitud de cancelación. El cliente tiene un plazo de tres días hábiles para aceptar o rechazar la solicitud. Si el receptor no responde en ese plazo, el SAT considera que la cancelación ha sido aceptada por "afirmativa ficta" y el comprobante cambia su estatus a "Cancelado".

Pasos generales para cancelar una factura

Para llevar a cabo este proceso de manera correcta y evitar sanciones o discrepancias fiscales, se recomienda seguir este orden:

1. Identificar el error: Determina si el error fue en el RFC, el monto, el método de pago o si la operación no se realizó.
2. Verificar el estatus: Revisa si la factura es "Cancelable con aceptación" o "Cancelable sin aceptación" en el portal del SAT o en tu sistema de facturación.
3. Emitir el sustituto (si aplica): Si usas la clave 01, primero debes generar la factura correcta para obtener el nuevo UUID y luego proceder a la cancelación de la anterior relacionándolas.
4. Enviar la solicitud: Selecciona el motivo de cancelación correspondiente y firma la solicitud con tu e.firma o Certificado de Sello Digital (CSD).
5. Monitorear la respuesta: Verifica si el receptor aceptó la solicitud o si se canceló por plazo vencido.

Plazos legales para la cancelación

Es fundamental recordar que, de acuerdo con las disposiciones fiscales vigentes, la cancelación de los comprobantes fiscales debe realizarse en el mismo ejercicio en el que se emitieron. Si se requiere cancelar una factura de un ejercicio anterior, existen reglas específicas en la Resolución Miscelánea Fiscal que deben consultarse para evitar multas que pueden ir del 5% al 10% del monto de cada comprobante.

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