Qué información debe conservar una factura en PDF

En México, una factura electrónica o CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) se compone legalmente de dos archivos: el XML y su representación impresa en PDF. Según las disposiciones del Servicio de Administración Tributaria (SAT), el archivo PDF debe conservar datos específicos que permitan validar la autenticidad de la transacción y reflejen fielmente el contenido del archivo estructurado XML, garantizando que el receptor pueda identificar al emisor, los conceptos facturados y los sellos digitales correspondientes.

Los elementos obligatorios en la representación impresa (PDF)

Aunque el archivo XML es el que tiene validez legal absoluta ante las autoridades, el Código Fiscal de la Federación (CFF) establece que el PDF debe contener información legible para el contribuyente. Los elementos que no pueden faltar en el diseño de tu factura bajo el esquema CFDI 4.0 son:

1. Datos de identificación del emisor y receptor

La factura debe mostrar claramente quién emite el comprobante y quién lo recibe. Con la entrada en vigor de la versión 4.0, el nombre o razón social debe coincidir exactamente con la Constancia de Situación Fiscal:

• RFC: Registro Federal de Contribuyentes de ambas partes.
• Nombre o Razón Social: Sin incluir el régimen de capital (ejemplo: "Empresa SA de CV" ahora se registra solo como "Empresa").
• Código Postal: Del domicilio fiscal del emisor y del receptor.
• Régimen Fiscal: El código del régimen en el que tributa el emisor y el del receptor.

2. Información del timbrado y validación

Para que un PDF sea considerado un comprobante fiscal, debe incluir los elementos que acreditan su certificación por parte del SAT:

• Folio Fiscal (UUID): El identificador único de 36 caracteres que asigna el PAC (Proveedor Autorizado de Certificación).
• Número de serie del Certificado del SAT: El número que identifica el sello del organismo recaudador.
• Número de serie del Certificado del Emisor: El sello digital de la empresa que factura.
• Fecha y hora de certificación: El momento exacto en que el comprobante fue validado.
• Sello Digital del Emisor y Sello Digital del SAT: Cadenas de caracteres encriptados que aseguran la integridad del documento.

3. Detalle de la transacción (Conceptos)

Cada producto o servicio debe estar desglosado de manera clara, incluyendo:

• Clave de producto o servicio: Según el catálogo del SAT.
• Cantidad y Unidad de medida: (Ejemplo: H87 para piezas o E48 para servicio).
• Descripción: Un texto breve que explique qué se está vendiendo.
• Valor unitario e Importe total: El costo antes de impuestos.
• Objeto de impuesto: La indicación de si el concepto causa o no impuestos (clave 02, 01, etc.).

4. Cadena Original y Código QR

El PDF debe incluir la Cadena Original del complemento de certificación digital del SAT. Es el resumen técnico de toda la operación. Asimismo, es obligatorio el código de barras bidimensional (QR), el cual, al ser escaneado, debe dirigir al verificador de comprobantes del SAT para confirmar que la factura es vigente y no ha sido cancelada.

La importancia del Uso de CFDI y Método de Pago

Un error común es no dar importancia a las claves de pago. Para que la factura sea deducible, el PDF debe mostrar:

• Uso del CFDI: (Ejemplo: G03 Gastos en general o CP01 Pagos).
• Método de Pago: PUE (Pago en una sola exhibición) o PPD (Pago en parcialidades o diferido).
• Forma de Pago: (Ejemplo: 01 Efectivo, 03 Transferencia, 99 Por definir).

Si el método es PPD, recuerda que el PDF de la factura original es solo una parte; posteriormente, se deberá emitir el Complemento de Recepción de Pagos correspondiente.

Vigencia y almacenamiento de la información

De acuerdo con el Artículo 30 del Código Fiscal de la Federación, los contribuyentes tienen la obligación de conservar la contabilidad (incluyendo los archivos XML y sus representaciones impresas) por un periodo mínimo de cinco años. Conservar el PDF facilita las auditorías internas, las conciliaciones bancarias y la atención a aclaraciones con clientes, ya que es el formato que cualquier persona puede leer sin necesidad de software especializado.

Es recomendable que el diseño del PDF sea limpio y profesional, ya que además de cumplir con el SAT, funciona como una carta de presentación de tu negocio.

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